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湖南省衡阳市人民政府


衡阳市人民政府关于印发《衡阳市重点建设项目档案管理办法》的通知

衡政发〔2009〕25号


各县市区人民政府，市直机关各单位，各企事业单位：

《衡阳市重点建设项目档案管理办法》已经市人民政府同意，现印发给你们，请认真遵照执行。

　　

　　

　　

　　

二OO九年九月八日



衡阳市重点建设项目档案管理办法



第一章 总 则

第一条 为规范全市重点建设项目档案管理工作，保证重点建设项目档案的完整、准确、系统，更好地为重点建设项目和经济建设服务，根据《中华人民共和国档案法》、《湖南省档案管理条例》等有关法律法规规定，结合本市实际情况，制定本办法。



第二条 本办法适用于全市已列入国家、省、市、县市区重点建设项目范围，由各级人民政府公布的所有重点建设项目（工程）。



第三条 重点建设项目（以下简称项目）档案是指从项目立项、可行性研究、审批、招投标、勘察设计、施工、监理、竣工投产（使用）过程中形成的，具有保存价值、应当归档的各种载体的文件材料。



第四条 项目档案实行统一领导、统一管理的原则，确保项目档案的完整、准确、安全和有效利用。项目档案管理实行项目负责人负责制，纳入项目负责人责任状，列入建设单位工作计划。



第二章 项目档案管理体制、机构与职责

第五条 市、县市区档案行政管理部门负责对本辖区范围内的项目档案工作进行统筹规划、组织协调、监督指导等工作。组织本级项目档案的档案登记和专项验收，必要时，组织对上级建设项目档案的预验收。



第六条 市、县市区城市建设档案馆负责接收与集中保管本辖区规划区范围内的项目档案，并进行接收前的质量认定把关，业务上受当地档案行政管理部门的监督、指导。



第七条 重点建设项目主管部门负责对项目档案工作管理体制、保管条件以及项目文件材料收集、整理、归档等工作进行监督指导，并参与项目档案验收。



第八条 项目建设单位负责做好项目文件材料的形成、积累、整理、归档和保管工作；做好电子文件管理；做好项目档案登记和报送工作；维护项目档案的完整、准确、系统。



第九条 项目建设单位、项目总承包单位、项目代建单位、施工单位、勘察设计单位、招标代理机构、项目监理单位等应当建立管理机构，制定管理制度，配备项目专兼职档案人员，落实项目档案工作所需经费。



第十条 重点建设项目各有关单位的档案工作专、兼职人员应当忠于职守，遵守纪律，参加档案业务人员岗位培训，具有专业技术技能，持证上岗。



第三章 档案的登记、收集和归档

第十一条 建立项目档案登记制度。凡本市国家、省、市重点建设项目，属新开工的必须于项目开工后6个月内，属续建、收尾和竣工试生产的项目必须于每年11月初向市（县级项目向同级）档案行政管理部门报送登记。

非城区新开工项目要向国家综合档案馆签订移交工程竣工档案保证书，城市规划区范围内新开工项目要向城市建设档案馆签订移交工程竣工档案保证书。

市档案行政管理部门应对省以上项目情况及时汇总上报，对未按规定进行登记的单位予以通报，并限期登记。



第十二条 项目建设单位和各有关单位要根据中华人民共和国国家标准《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001），在建设单位档案管理制度的总框架内，制定本单位文件材料归档范围和档案保管期限表。



第十三条 项目申请立项时，项目建设单位应着手开始对形成文件材料的收集、积累和整理工作；项目进度检查时，应同时进行文件材料的审核、立卷工作；项目竣工验收前，应完成全套文件材料的归档和验收工作。归档文件材料包括相应电子文件必须完整、准确，保持有机联系，反映重点建设项目的真实情况。



第十四条 项目建设过程中，建设单位、项目总承包单位、项目代建单位、勘察设计单位、招标代理机构、施工单位、监理单位等，应当在各自的职责范围内及时做好项目文件材料的收集、积累、整理和归档工作。属于建设单位归档范围的档案，有关单位应按时移交给建设单位。



第十五条 项目前期阶段形成的文件材料，以及设备、工艺和涉外文件，应由建设单位负责收集、积累。勘察设计文件由勘察设计单位负责收集、积累；项目施工阶段形成的文件，凡项目实行总承包的，由总承包单位负责或督促各分包单位对项目全部文件的收集、积累；凡由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累其承包项目全部文件；项目监理文件由项目监理单位收集、积累。项目各阶段形成的全部文件材料必须按规定整理并向建设单位移交。



第十六条 项目在招投标、签订合同时，应当在标书、合同中明确各方在项目文件材料形成的范围和编制、移交竣工档案方面的责任、费用及移交范围、质量要求与时间。



第十七条 项目档案的案卷质量应符合国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2000）和相关行业标准要求，归档文件材料要完整、齐全，签字手续完备。档案制成材料不得用易褪色的书写材料书写、绘制。电子文件归档应符合相关规定。



第十八条 归档的文件材料必须达到完整、准确、系统。归档时必须按第十七条所述行业标准要求编制图面清晰、真实反映项目实际的竣工图，并逐张加盖竣工图章且逐项签字。



第四章 档案的管理和利用

第十九条 项目各有关单位应自觉执行国家、省颁布的各项档案业务建设标准、规范，并依据有关规定，建立健全档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、保密和利用等制度。



第二十条 项目建设过程中，各有关单位应配备与档案数量相适应符合要求的档案库房，配置必要的档案保管设施，采用计算机管理档案，实现档案管理现代化，其费用列入项目总预算。



第二十一条 项目档案保管期限应划分为永久、长期和短期三种。档案鉴定工作必须依照国家有关规定执行。保密的项目档案应按保密规定进行管理。



第二十二条 项目各有关单位的档案工作机构或者档案工作人员，对项目文件材料的归档和档案的接收、移交、鉴定、销毁等情况应进行登记和统计。



　　第二十三条 项目各有关单位要注重和加强档案的开发利用工作，编制档案检索工具，及时有效地为项目建设和领导决策提供档案信息。



第五章 档案的检查验收和发证

第二十四条 档案行政管理部门应派员参加重点建设项目的初步（交工）验收和竣工验收。竣工验收时，各验收主管单位应当通知当地档案行政管理部门派员参加。项目各有关单位应建立和健全项目竣工文件的编制和档案专项验收制度。



第二十五条 档案专项验收应在项目竣工验收前3个月完成，项目建设单位应提前提交档案验收申请表（见附表2），由市、县市区档案行政管理部门组织同级项目档案专项验收或上级项目档案预验收。档案专项验收组成员由相应档案行政管理部门、项目主管部门等组成。在城区规划范围内的建设项目，验收组成员应包括当地城建档案馆。



第二十六条 对项目档案的验收，必须全面检查归档电子文件，并抽查一定数量的档案实体。凡项目档案总量超过2000卷的，抽查10%以上的档案；总量超过1000卷不足2000卷的，抽查20%以上的档案；总量在1000卷以下的抽查30%的档案。



第二十七条 项目档案验收等级分为优良（85分以上，含85分）、合格（70—84分，含70分）、不合格（70分以下）三个等级。未按规定报送登记的项目档案验收时原则上应降低一个等级。凡档案验收不合格的建设项目，验收小组应通知项目建设单位限期于项目整体竣工验收前对存在的问题进行整改，并负责对项目档案进行复检工作。凡档案验收不合格的建设项目，有关单位均不得进行整体竣工验收，亦不得办理相关备案、产权手续。



第二十八条 档案专项验收组着重抽查项目档案的完整性、原始性和耐久性情况，验收后要写出档案专项验收报告。项目各有关单位按档案专项验收中的改进意见在竣工验收前加以改进。



第二十九条 项目竣工验收时，项目规模较大、较复杂的，应有档案情况的专题验收报告。项目规模小的，则应在验收报告中写明档案管理的情况。在项目竣工验收鉴定书中要有关于档案管理情况的评价。



第三十条 项目档案专题验收报告应包括以下内容：

（一）项目档案概况；

（二）项目档案工作管理体制；

（三）项目文件材料的形成、积累、整理与归档工作情况；

（四）档案完整、准确、系统性评价及在施工、管理中的作用；

（五）竣工图的编制情况及质量；

（六）项目档案的接收、管理、移交工作情况；

（七）存在问题及解决措施；



第三十一条 项目建设单位应在档案专项验收通过并按规定移交档案后，向组织验收的档案行政管理部门提出领证申请，需要在移交档案前提前发证的应同时提交移交工程竣工档案保证书，城区项目同时须有城市建设档案馆对工程档案质量的认定。档案验收为优良、合格的建设项目，由组织验收的档案行政管理部门审批、盖章、发证。



第六章 项目档案的移交与接收

第三十二条 项目整体竣工验收后1个月内，建设单位与业主单位、生产使用单位及其他有关单位应办理项目档案移交手续，明确移交档案的内容、数量等，并有完备的清点、签字等交接手续；建设单位转为生产单位的，按企业档案管理要求办理。



第三十三条 建设单位在工程竣工验收后3个月内，城市规划区范围内项目向城建档案馆，非城区项目向国家综合档案馆移交一套完整的符合质量要求的工程竣工档案，包括工程备案文件、工程决算书等后期形成的项目档案。凡建设工程档案不齐全的，应当限期补充完整。



第三十四条 市国家综合档案馆负责接收非城区市级及以上重点建设项目档案进馆，市城建档案馆负责接收城市规划区范围内所有重点建设项目档案和城区其它建设项目档案进馆，有特色的城区典型重点项目档案将同时报送一套给市国家综合档案馆。县级项目参照执行。



第七章 奖励与处罚

第三十五条 对在项目档案管理工作中做出显著成绩的单位和个人，由市、县市区档案行政管理部门报请同级人民政府及有关主管部门给予表彰和奖励。



第三十六条 对在项目档案管理工作中违反本办法的单位，由同级或上级档案行政管理部门责令限期改正，并给予通报批评，必要时依法追究其单位和领导人的责任。

违反本办法有下列行为之一的，由档案行政管理部门立案查处，并督促相应行政主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任：

（一）无故延期或者不按照规定归档、报送、移交的；

（二）损毁、丢失或其他方式损害档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）违反有关规定擅自出卖、转让或赠送档案的；

（五）档案工作人员或其他人员玩忽职守，造成档案损失的。



第八章 附 则

第三十七条 其它建设项目的档案管理可参照本办法执行。

第三十八条 本办法自2009年10月8日起执行。



试论国有土地使用权挂牌与公证

池州市公证处 丁选旺　方贤淮


国有土地使用权挂牌（以下简称挂牌），即出让人发布挂牌公告，按公告规定的期限将拟出让宗地的交易条件在指定的土地交易场所挂牌公布，接受竞买人的报价申请并更新挂牌价格，根据挂牌期限截止时的出价结果确定土地使用者的行为。挂牌是我国继土地公开招标、拍卖之后，实施土地透明管理、规范土地市场的又一重大举措，兼有招标和拍卖的优点而又有其自身的特点，具有典型的中国特色。由于挂牌系近两年新兴之事物，所以国内公证界对此系统研究者甚少，对挂牌公证及其应注意的问题也鲜有文章论及。本文拟从这几方面进行阐述，请各位同行不吝赐教。
一、国有土地使用权挂牌制度的形成及特点
2002年5月9日，国土资源部发布的《招标拍卖挂牌出让国有土地使用权规定》（2002年国土资源部11号令）规定，商业、旅游、娱乐和商品住宅等种类经营性用地，必须以招标、拍卖、挂牌方式出让。前述规定以外用途的土地的供地计划公布后，同一宗地有两个以上意向用地者的，也应当采用招标、拍卖、挂牌方式出让。该11号令第一次明确了经营性土地必须实行“招拍挂”出让，第一次规定了“招拍挂”出让必须在“阳光”下操作，要公开出让计划、公开供地信息、公开集体决策、公开供地程序、公开竞价、公开供地结果。也是第一次提出了以“挂牌”的方式出让国有土地使用权。社会各界对“招拍挂”反应强烈，普遍认为我国的土地供应终结了以往行政色彩颇浓的协议供地方式，进入了公开交易的新时代。市场配置在土地供应领域实现了革命性的变化，是土地市场发展史上的一个里程碑，同时也给公证部门带来了一个新的业务增长点。挂牌的产生，也是土地有形市场成熟的一种标志，是历史发展的必然产物。1990年5月19日国务院发布的《中华人民共和国城镇国有土地使用权出让和转让暂行条例》中规定，土地使用权出让可以采取协议、招标、拍卖方式。这是目前有关国有土地使用权招标拍卖出让的最早的行政规章。随后，在1994年7月5日公布的《中华人民共和国城市房地产管理法》中规定土地使用权出让，可以采取拍卖、招标或者双方协议的方式。商业、旅游、娱乐和豪华住宅用地，有条件的，必须采取招标、拍卖方式；没有条件的，不能采取招标、拍卖方式的，可以采取双方协议书的方式。这是目前有关国有土地使用权招标拍卖出让的最早的法律。1999年1月27日国土资源部下发的《关于进一步推行招标拍卖出让国有土地使用权的通知》中要求：商业、旅游、娱乐和豪华住宅等经营性用地，有条件的，都必须招标、拍卖出让国有土地使用权。该文是国土资源部门第一次对招标拍卖出让国有土地使用权提出具体明确的要求，也是第一次对招标、拍卖、邀标出让的范围进行初步的分类。1999年5月10日，国务院办公厅下发的《关于加强土地转让管理严禁炒卖土地的通知》中规定“商业、旅游、娱乐和豪华住宅等经营性用地，原则上必须以招标、拍卖方式提供”。这是国务院首次对招标拍卖出让土地使用权提出明确和较为严格的要求。2001年5月9日，国务院下发的《关于加强国有土地资产管理的通知》中明确提出：为体现市场经济原则，确保土地使用权交易的公开、公平和公正，各地要大力推行土地使用权招标、拍卖。国有建设用地供应，除涉及国家安全和保密要求外，都必须向社会公开。商业性房地产开发用地和其他土地供应计划公布后同一地块有两个以上意向用地者的，都必须由市、县人民政府土地行政主管部门依法以招标、拍卖方式提供，国有土地使用权招标、拍卖方式必须公开进行。要严格限制协议用地范围。确实不能采用招标、拍卖方式的，方可采用协议方式。采用协议方式供地的，必须做到在地价评估基础上，集体审核确定协议价格，协议结果向社会公开。该通知是加强土地资产管理的纲领性文件。经营性用地必须招标拍卖出让作为国家政策，第一次写进国务院文件，在国务院的层面上，第一次明确了招标拍卖出让的界限，为经营性用地协议出让亮起了“红灯”，同时对协议出让进行了严格规定，对国有土地资产管理具有历史性的意义。随着《中华人民共和国城镇国有土地使用权出让和转让暂行条例》、《中华人民共和国城市房地产管理法》、《关于进一步推行招标拍卖出让国有土地使用权的通知》、《关于加强国有土地资产管理的通知》等法律法规、政策性文件的相继发布，在此基础上，国土资源部发布了《招标拍卖挂牌出让国有土地使用权规定》（11号令），土地挂牌顺应历史发展要求而产生。随之在全国逐步推开。经营性土地使用权出让已基本纳入市场，全部以招标、拍卖、挂牌方式交易。
从理论上看，招标、拍卖、挂牌三种方式的效力是同等的，都遵循着同样的原则即公开、公平、公正和诚实信用的原则，目的是公开透明，防止暗箱操作，其适用范围相一致，即①商业、旅游、娱乐和商品住宅等种类经营性用地，②前款规定以外用途的土地的供地计划公布后，同一宗地有两个以上意向用地者的。从实践来看，挂牌是土地使用权出让中的一种重要方式，尤其在内地竞争性不强或土地市场不发育的地方采用较多的一种方式。其自身特色表现为：首先，挂牌比较容易操作，交易形式比较灵活且时间比较松散。挂牌与招标拍卖相比在操作上要求不太高。其可在手工制作的公告栏、黑板上进行，可在交易所、办公室、会议室开展交易；其既可以用正规的书面报价竞买，也可以转入口头竞价；招标拍卖活动往往在几分钟内结束，而挂牌竞买人可在挂牌规定的时间内随时报价。其次，挂牌的成功率高，交易成本低。招标拍卖由于时间紧，相对目标较为盲目，组织上和对市场预测上一有偏差，容易造成“流拍”；同时拍卖在激烈的竞买中举牌争夺在分秒之间，往往几分钟就决定了上万（亿）元的资金成交，在激烈竞争的环境下，不可避免的掺杂了一些人性的弱点，造成一些开发商把地拿到手又后悔。而挂牌交易规定的时间比较松散，给了开发商理性思维的时间和空间，提供了理智决策的竞争环境。另外，挂牌竞买人数不限。投标或拍卖不足三人时，必须重新组织招标或拍卖，而在挂牌期限内如只有一个竞买人报价，且报价高于底价，并符合其他条件的，挂牌成交；如参加的竞买人较多时，在挂牌期限截止时仍有两个或两个以上的竞买人要求报价的，出让人应当既对宗地进行现场竞价，出价最高者为竞得人。从2002年5月9日国土资源部发布《招标拍卖挂牌出让国有土地使用权规定》以来，以挂牌方式出让国有土地使用权取得了很好的效果。
二、国有土地使用权挂牌出让程序
土地使用权出让的组织实施主体为国土资源管理部门。我国宪法第10条第4款明确规定：“任何组织或个人不得侵占、买卖、出租或者以其他形式非法转让土地，土地的使用权可以依照法律的规定转让”。《中华人民共和国城市房地产管理法》第7条规定：“土地使用权出让，是指国家将国有土地使用权在一定年限内出让给土地使用者，由土地使用者向国家支付土地使用权出让金的行为”。第11条规定：“土地使用权出让，由市、县人民政府有计划、有步骤地进行，出让的每幅地块、用途、年限和其他条件，由市、县人民政府土地管理部门会同城市规划、建设、房产管理部门共同拟订方案，按照国务院规定，报经有批准权的人民政府批准后，由市、县人民政府土地管理部门组织实施”。国土资源部11号令《招标拍卖挂牌出让国有土地使用权规定》以《中华人民共和国城市房地产管理法》为依据，进一步作出了明确规定：市、县人民政府土地行政主管部门拍卖挂牌出让地块的用途、年限、出让方式、时间和其他条件等方案，报经市、县人民政府批准后，由市、县人民政府土地行政主管部门组织实施。即国有土地使用权出让的主体是国土资源管理部门（代表国家）。挂牌出让的几个必经阶段：
①、编制并公布土地出让计划。土地行政主管部门根据社会经济发展计划、产业政策、土地使用总体规划、土地利用年度计划、城市规划和土地市场状况，编制国有土地使用权出让计划，报经同级人民政府批准后，及时向社会公开发布。出让计划中既包括招标拍卖挂牌出让的土地，也包括可能协议出让的土地。
②、制定挂牌实施方案。土地行政主管部门应当按照出让计划，会同城市规划等有关部门共同拟订挂牌出让地块的用途、年限、出让方式、时间和其他条件等方案，报经市、县人民政府批准后，由市、县人民政府土地行政主管部门组织实施。
③、编制挂牌出让文件。出让人应当根据挂牌出让地块的情况，编制挂牌出让文件。挂牌出让文件应当包括挂牌出让公告、挂牌出让批文、竞买须知、竞买规则、宗地图、土地使用条件、竞买申请书、报价单、成交确认书、国有土地使用权出让合同文本。
④、发布挂牌公告。出让人应当至少在挂牌开始日前20日发布挂牌公告，公布挂牌出让宗地的基本情况和挂牌的时间、地点。挂牌公告应当包括：出让人的名称和地址；出让宗地的位置、现状、面积、使用年限、用途、规划设计要求；竞买人的资格要求及申请取得竞买资格的办法；索取挂牌出让文件的时间、地点及方式；挂牌时间、地点、期限、竞价方式等；确定竞得人的标准和方式；竞买保证金及其他需要公告的事项。
⑤、资格审查。出让人应当对竞买申请人进行资格审查。竞买人在挂牌出让公告规定申请截止时间内向出让人提出竞买申请，并提交下列文件和竞买保证金：1、竞买申请书，2、营业执照副本、法定代表人证明书、身份证（如委托应提交授权委托书及委托代理人的身份证明）；3、提交不低于公告数额的竞买保证金交款发票。出让人收到竞买申请后，进行资格审查，对符合挂牌公告规定条件的申请人，应当通知其参加挂牌活动。
⑥、挂牌竞得人的确定按下列程序进行：在挂牌公告规定起始日，出让人将挂牌宗地的位置、面积，用途、使用年限、规划要求、起始价、增价规则及增价幅度等，在挂牌公告规定的土地交易所挂牌公告；符合条件的竞买人填写报价单报价；出让人确定报价后，更新显示挂牌价格；出让人继续接受新的报价。在挂牌期限内只有一个竞买人报价，且报价高于底价，并符合其他条件的，挂牌成交；在挂牌期限内有两个或者两个以上的竞买人报价的，出让最高者为竞得人；报价相同的，先提交报价单者为竞得人，但报价低于底价者除外；在挂牌期限内无应价者或者竞买人的报价均低于底价或均不符合其他条件的，挂牌不成交。在挂牌期限截止时仍有两个或者两个以上的竞买人要求报价的，出让人应当对挂牌宗地进行现场竞价，出价最高者为竞得人。
⑦、签订成交确认书。首先，签订成交确认书。以挂牌方式确定竞得人后，出让人应当现场与竞得人签订成交确认书。成交确认书应当包括出让人和竞得人的名称、地址、出让标的、成交时间、地点、价款，以及签订《国有土地使用权出让合同》的时间、地点等内容。成交确认书对出让人和竞得人具有合同效力。签订成交确认书后，出让人改变竞得结果，或者竞得人放弃竞得宗地的，应当依法承担责任。对责任的承担应具体明确，如违约对保证金的处理及再行出让时，出让的价款低于原出让价款的原竞得人应当补足差额等规定。其次，签订土地出让合同。竞得人应当按照成交确认书约定的时间，与出让人签订《国有土地使用权出让合同》。竞得人支付的竞买保证金，抵作国有土地使用权出让金，其他竞买人支付的竞买保证金，出让人必须在挂牌活动结束后5个工作日内予以退还，不计利息。
⑧、公告结果。挂牌活动结束后，出让人应在10个工作日内将挂牌出让结果在土地有形市场或者指定的场所、媒体公布。出让人公布出让结果，不得向受让人收取费用。
⑨、公证员对整个挂牌活动的程序及结果的真实性、合法性进行公证。
三、土地使用权挂牌出让公证
国有土地使用权挂牌出让公证是指公证机构根据出让人的申请，依法对出让国有土地使用权挂牌活动的真实合法性进行审查、监督并予以证明的活动。
很遗憾的是在现行的涉及国有土地使用权挂牌出让的法律法规、政策性文件中没有提到“公证”一词，从《中华人民共和国公证暂行条例》中的现场监督条款内容来看，国有土地使用权挂牌出让活动是现场监督公证的一种，虽然实践中挂牌出让活动有监察、工商等部门参与监督，但从我国现阶段来说，公证应该是国家用以监控挂牌行为的最行之有效的法律手段，国有土地使用权挂牌出让活动是一项重大、复杂的经济活动，关系到国家的重大利益及有关当事人的合法权益。国有土地使用权出让采用挂牌方式推行时间不长，有关挂牌的法律法规还不完善，程序不规范，当事人的合法权益得不到充分的保护，而出让方能否公正地对待每一个参与者，将参与者放在同一起跑线上进行竞争，这就需要有一个第三者介入以进行公正的评判和监督，防止弄虚作假、营私舞弊的行为。这个第三者应该是一个与该项活动无任何利害关系和利益冲突并有一定国家权威和公正性的第三者，而国家公证机构最合适。公证机构代表国家行使证明权，证明该活动的真实性、合法性，公证机关参与这些活动，主持公道，依法办事，对违反活动规则、活动纪律的不合法行为和事实不予公证，制止各种违法行为和不正之风的发生，从而保证当事人在机会均等的条件下竞争，真正体现公正、公平、公开、诚信的原则，参与者才有信任感。这是任何其他机关、组织和个人所无法代替的。挂牌活动如果存在伪造、虚假行为，必将影响其积极作用的发挥，作为由一系列行为构成的挂牌活动，其每一具体行为必须真实严肃地履行，绝不允许营私舞弊，弄虚作假。公证机关首先审查当事人的主体资格、行为能力；其次对挂牌文件进行审查，防止欺诈行为的发生；再次公证机关对活动进行法律监督，如果按照一般审查程序，难以发现问题，即使发现问题，但已既成事实，无法恢复现状，难以纠正，公证的作用将大大削弱。因此，对此类活动的公证，公证人员应亲临现场，确保整个活动的真实性、合法性，从而杜绝违法情况的出现。同时，公证机关通过事前的审查、过程以及结果的现场监督公证，使整个挂牌活动无论在内容还是形式上都符合国家法律政策的要求，把该项活动建立在真实、合法的基础上。另外，挂牌活动又是一系列复杂而又紧密联系的法律行为，公证机构依法独立行使职权，不受任何团体和个人干扰，有公证机关的参与，可以及时发现问题，消除各种纠纷隐患，减少、防止纠纷的发生，使整个活动顺利地进行。实践证明，挂牌公证对规范挂牌行为，完善挂牌机制，预防纠纷，加强挂牌活动中的管理与监督，保证挂牌出让活动严格按法定程序进行操作，杜绝挂牌活动中的违法行为，维护挂牌双方当事人的合法权益具有重要意义，对于我国国有土地使用权挂牌出让制度的发展起到了积极的促进作用。
四、公证人员在挂牌公证中应注意的几个问题：
1、提前介入。公证人员在出让方发出挂牌公告之前就应介入，应积极参与对公告内容及挂牌文件内容审查，关键对该宗土地的出让是否经相关部门审批、有无规划部门的书面设计要求、限制性或附带条款及竞买须知、竞买规则、成交确认书的审查、把关。还应对挂牌文件内容的一致性进行审查，特别注意国有土地使用权出让合同是最后签订的法律文件，其内容应与成交确认书、竞买须知、竞买规则及公告等文件的内容互相一致，且须合法。如挂牌文件中的竞买申请、竞买须知、竞买规则、成交确认书、土地出让合同一般都对违约行为、违约责任作了约定，因在整个挂牌过程中的情形不同而有所不同，但不能冲突，模糊不清。对文件中的保证金、定金（定金的数额不得超过主合同标的额的20%）、竞买保证金、履约保证金的不同约定也应注意。还应注意，在挂牌报名截止时，公证员应在场，并作记录，超过报名截止时间的应一律无效，哪怕只有一个报名者。
2、要以监督者而不是挂牌活动中的主持人或当事人的身份对挂牌活动进行法律监督。既不能越俎代庖，也不能撒手不管。公证人员必须亲自参加挂牌活动的全过程，不能以各种理由不出席，更不能让当事人代劳。
3、公证人员对整个现场监督活动都应认真作记录并存档。特别是对现场监督过程中发现的问题、提出的建议、当事人的解答、采取的措施、对竞买人的资格审查的结果、发表的现场公证词等均应作出完整、准确的记录。
4、公证人员应认真行使监督职权，不应成为花瓶。公证员应对挂牌开始后的每一竞买人的挂牌报价、挂牌截止期限的有关情况，挂牌截止期限后的当场竞价活动进行全程现场监督。如认为活动真实、合法，应当场作出予以公证的决定，当场宣读公证词，公证词宣读后立即生效。如发现挂牌活动中出现违反国家有关法律、政策或挂牌文件的行为时，应立即予以指出，令其纠正。当事人拒绝纠正的，应立即终止现场监督的公证活动，当场宣布终止公证的理由和决定。终止公证将导致该项挂牌活动的无效，公证人员应格外慎重，终止公证的理由一定要准确、属实，要严格掌握标准，以免造成难以弥补的损失和严重后果。
5、截止期限时的当场竞价是挂牌活动的一大特色。即在挂牌期限截止时仍有两个或者两个以上的竞买人要求报价的，出让人应当对挂牌宗地进行现场竞价，出价最高者为竞得人。在实践中，一般约定为在挂牌期限截止前5分钟仍有两个或者两个以上的竞买人要求报价的，出让人将对挂牌出让宗地进行现场竞价，如竞买人较多不便于书面报价竞价的，应采用倒计时口头竞价，如竞价处于持续状态，则不受截止时间限制，时间应顺延，直至无人应价为止。现场竞价期间出让方可以根据竞价情况调整增价幅度，以落槌为截止时间，并同时确定出价最高者为竞得人。此时的程序与拍卖程序中的竞价、报价相类似，公证人员在现场监督公证时应加以注意。
6、公证费的收取。目前仍在使用的《公证服务收费管理办法》中没有“挂牌”这一项收费标准，从挂牌的整个过程中来看，应按现场监督类中的拍卖标准收费，如对国有土地使用权出让合同进行公证，可按合同类标准收费。实践中应取得国土部门的支持，在挂牌的文件中的竞买须知或竞买规则中对公证费的支付作出明确的规定。
7、加强回访制度。挂牌公证一般以成交确认书、土地使用权出让合同的签订而告结束，但公证员应及时进行回访，了解合同的履行情况，以便于发现问题，总结经验，不断完善挂牌公证程序。