惠州市城乡建设档案管理办法（试行）
广东省惠州市人民政府
惠州市人民政府令第68号
《惠州市城乡建设档案管理办法（试行）》业经2009年9月16日十届101次市政府常务会议讨论通过，现予发布，自2010年4月1日起施行。
市长：李汝求
二○一○年三月十七日
惠州市城乡建设档案管理办法（试行）
第一章 总 则
第一条 为加强我市城乡建设档案（以下简称城建档案）规范化管理，充分发挥城建档案在城乡规划、建设、管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城乡规划法》、《建设工程质量管理条例》（国务院令第279号）、《城市建设档案管理规定》（建设部令第90号）、《城市地下管线工程档案管理办法》（建设部令第136号）等法律、法规及规章，结合本市实际，制定本办法。
第二条 本办法所称城建档案是指在城乡规划、建设及其管理活动中直接形成，对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、模型、声像、电子文件、缩微片等不同载体形式的文件资料。城建档案是城乡规划、建设和管理的重要基础资料及信息资源，是依法进行社会管理和公共服务的重要依据。
第三条 本办法适用于本市行政区域内城建档案的收集、报送、整理、保管、利用和管理活动。
第四条 凡在本市行政区域内进行建设活动的各建设单位和个人，应从城乡发展的整体利益和长远利益出发，管理好本单位和个人形成的建设工程资料，并按规定向城建档案管理机构移交有关城建档案资料。
第二章 城建档案的管理机构和职责
第五条 城建档案工作实行统一领导，分级管理的原则。市城乡规划行政主管部门是市城建档案管理部门，业务上接受市档案主管部门的监督和指导。县、区人民政府城乡规划行政主管部门是本行政区域内城建档案管理部门，业务上接受同级人民政府档案行政主管部门的监督和指导。乡镇人民政府负责本行政区域内的城建档案管理工作。
第六条 各级人民政府应当加强对城建档案工作的领导，把城建档案事业列入城乡建设发展规划，保证城建档案机构、人员和经费的落实，使之与城乡建设事业协调发展。
第七条 市、县（区）城建档案管理部门的主要职责：
（一）组织实施有关城建档案管理的法律、法规、规章和规范性文件。
（二）编制并组织实施城建档案事业发展规划和工作计划。
（三）组织实施城建档案工作的业务技术标准和规范。
第八条 市、县（区）城建档案馆（室）和乡镇建设管理机构（以下统称城建档案管理机构）是具体负责城建档案管理的机构，受市、县（区）城乡规划行政主管部门和乡镇人民政府的委托，具体负责本行政区域内城建档案的日常管理工作，主要职责：
（一）按本办法第十条的规定，接收和保管城乡规划、建设和管理中形成的具有永久和长期保存价值的城建档案资料。
（二）参加纳入城建档案接收范围的建设工程竣工验收工作，参加市、县（区）和乡镇重点建设工程项目、基础设施工程、公用设施工程、地下管线工程项目竣工验收。
（三）对接收管理的城建档案资料，采取现代化管理手段，进行科学系统的管理，为城乡规划、建设、管理和科研等工作提供服务。
（四）广泛征集、收集各门类城建档案资料，利用各种载体保存等手段，加强作为全国文明城市有关城建档案资料的积累和收集，不断丰富馆藏。
（五）市、县（区）城建档案管理机构负责对县（区）、乡镇城建档案工作进行技术业务指导、检查和监督。
（六）定期组织对建设单位、施工单位和监理单位的资料员和施工员进行城建档案方面知识的培训。
第九条 从事城建档案工作的人员必须严格执行国家有关保密的法律、法规和档案管理制度，遵守保密制度，不得泄漏城建档案中涉及的国家秘密，并应具备相应的档案管理和城建方面专业知识。
第三章 城建档案的接收范围
第十条 凡具有永久和长期保存价值的城乡规划、建设及其管理档案材料，有关单位和个人必须按本办法的规定向所在地的城建档案管理机构移交。
第十一条 城建档案包括各类城乡建设工程档案、业务管理与业务技术档案、城乡基础资料以及国家住房和城乡建设部、国家档案局确定的其他城建档案资料。
（一）各类城乡建设工程档案：
1.城乡工业、民用建筑工程，包括各类工业建筑与住宅、办公、文化、教育、卫生、体育、商业、金融、保险等建设工程档案；
2.城乡基础设施工程，包括道路、桥梁、广场、停车场、照明、涵洞、排水、泵闸、污水处理等建设工程档案；
3.城乡公用基础设施工程，包括给水、供气、供电、公交场站、轻轨、电信、邮政等建设工程档案；
4.城乡交通基础设施工程，包括公路、铁路、航空、水运等建设工程档案；
5.城乡园林建设、风景名胜工程，包括公园、游乐园、城市绿地、古树名木、风景名胜区、城市雕塑工程档案；
6.城乡环境卫生设施建设工程档案，包括城乡公厕、垃圾站、垃圾焚烧发电厂、垃圾填埋池等建设工程档案；
7.城乡环保、防洪、水利、抗震、人防工程档案；
8.军事工程档案资料中，除军事禁区和军事管理区以外的穿越城乡的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图。
（二）城乡规划、管理、建设各专业管理部门形成的业务管理和业务技术档案，包括城乡规划、管理、勘测、设计、施工、监理、园林、环卫、公用设施、房地产管理、人防等部门形成的业务管理和业务技术档案。
（三）城乡基础资料，包括城乡历史沿革、地名、水文、自然、经济状况；有关城乡规划、建设及其管理的规范性文件；计划、统计、技术规程规范方面的文件、科学研究成果；城乡建设发展史等方面的基础资料。
第四章 城建档案的移交时间和要求
第十二条 应当由城建档案管理机构接收的档案，其形成单位按下列时限移交：
（一）建设工程档案在工程项目竣工验收后３个月内移交。
（二）规划建设管理系统的各业务行政管理部门形成的业务管理和业务技术档案，应根据不同业务管理和业务技术档案的特点，遵循方便组织，有利于保证归档文件材料的完整、准确、系统，并方便利用的原则，正确地确定移交时间。
第十三条 向城建档案管理机构移交的城建档案，必须符合下列要求：
（一）城建档案资料应齐全、完整、准确、系统、字迹工整，有利于长久保存，案卷质量应当符合《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117-2007）规定的要求。
（二）城建档案资料应当是原件。
（三）竣工图图样清晰，与建筑物实体相符，并加盖竣工图章。
第十四条 城乡规划行政主管部门在核发建设单位的《建设工程规划许可证》时，应同时给建设单位发放《建设工程档案编制及移交告知书》，明确编制、报送城建档案内容、范围、时间、程序和责任。
建设单位与勘察、设计、施工、监理等单位在签订工程承包合同时，应当明确收集、编制、移交建设工程档案的责任、要求等内容。
第十五条 在建设工程项目竣工验收通过之日起３个月内，建设单位应当向城建档案管理机构移交一套符合规定要求的建设工程竣工档案，城建档案管理机构出具《建设工程城建档案接收证明书》，载明建设工程项目名称、移交单位、案卷总数、档案存管机构等内容。建设行政主管部门在办理建设工程竣工验收备案时，应将《建设工程城建档案接收证明书》作为必备的建设工程竣工验收备案的文件材料之一。没有城建档案管理机构出具《建设工程城建档案接收证明书》的建设工程，建设行政主管部门不得办理建设工程的竣工验收备案手续。
第十六条 凡建设工程档案不齐全、不准确的，移交单位应当根据与实物相符，能准确记载工程建设主要过程和现状的原则，进行补测、补绘后报城建档案管理机构。
第十七条 新建、改建、扩建的房屋建筑，房产管理部门在审核颁发房屋权属证书时，应当核验建设工程档案接收证明，将《建设工程城建档案接收证明书》列入房产产权产籍档案。房产管理部门办理房屋工程产权登记时，应将城建档案管理机构加盖“与原件相符”核对章的《建设工程规划许可证》复印件作为申办材料之一。
第十八条 城乡地下管线普查和测绘所形成的地下管线资料，应当在普查和测绘工作结束后3个月内移交城建档案管理机构。对城乡地下管线进行变更、改造的，地下管线产权单位应当据实修改、补充和完善原地下管线档案，绘制现状图，并在变更或改造结束后30日内及时向城建档案管理机构移交。对弃用、停用的地下管线，建设单位应当及时报城建档案管理机构备案，城建档案管理机构应当及时做好地下管线信息更新工作。各地下管线专业单位或管理单位应当每年向城建档案管理机构报送本单位地下管线专业图。
第五章 城建档案的管理与利用
第十九条 城建档案管理机构对接收或者收集的城建档案资料应当及时登记、整理、编制检索工具，做好城建档案的保管、鉴定、统计、编研、保护和利用工作，对破损或者变质的城建档案应当及时采取补救措施。
第二十条 城建档案管理机构应当建立健全城建档案管理制度，严格执行国家保密制度，严防城建档案散失和泄密。不得擅自销毁城建档案。
第二十一条 城建档案馆（室）建筑应当符合档案馆建筑设计规范（JGJ25－2000）国家标准，保管城建档案应有适宜安全保存的专门库房，库房达到防盗、防火、防震、防雷、防水、防潮、防高温、防霉、防虫、防光和防污染的“十一防”要求。库房面积应当符合城建档案工作业务规范的要求。
第二十二条 城建档案管理机构应使用符合国家标准的档案用品和装具，逐步配备温湿度自动控制、监控、计算机、声像等设备，实现城建档案管理的规范化、标准化和现代化。
第二十三条 城建档案管理机构的馆房建设、设备购置等所需经费应当列入固定资产投资计划，日常经费由同级财政统筹安排。
第二十四条 城建档案管理机构应当根据城乡规划、建设、管理工作需要，编制必要的检索资料和参考资料，向社会提供服务。
第二十五条 公民、法人或者其他组织凭居民身份证、工作证或者单位介绍信等有效证明，经城建档案管理部门同意后，可以利用已开放的城建档案。其收费办法依照国家和省、市有关规定执行。
第六章 奖励与处罚
第二十六条 市城乡规划行政管理部门或县级以上人民政府对在城建档案收集、保护、管理、提供利用和研究方面做出显著成绩的单位和个人，应当予以表彰和奖励。
第二十七条 有下列情况之一的，由城乡规划行政主管部门或其他有关部门对直接负责的主管人员或者其它直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：
（一）无故延期或者不按照本办法的规定归档、报送的。
（二）单位和个人损毁、丢失、涂改或者伪造城建档案的。
（三）城建档案工作人员玩忽职守，造成城建档案损失的。
第二十八条 建设工程竣工验收后，建设单位未按照本办法的规定移交建设工程档案的，由城乡规划行政主管部门对建设单位予以通报批评，责令限期补报；逾期6个月不补报的，按照《中华人民共和国城乡规划法》第六十七条的规定，由城乡规划行政主管部门对建设单位处1万元以上5万元以下的罚款。
第七章 附 则
第二十九条 本办法自2010年4月1日起施行。有效期5年。
安徽省机关档案工作实施办法
安徽省委 省人民政府办公厅
安徽省机关档案工作实施办法
省委 省人民政府办公厅
第一章 总 则
第一条 为了贯彻中央办公厅、国务院办公厅颁发的《机关档案工作条例》，加强我省各级党、政机关、人民团体、（以下简称机关）档案的科学管理，更好地为机关工作和社会主义各项事业服务，特制定本办法。
第二条 机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作，各级领导同志应予重视和支持。
第三条 各机关所形成的全部档案，均应由本机关档案部门集中统一管理，达到完整、准确、系统和有效利用的要求。
第四条 机关档案部门必须贯彻执行党和国家的保密、保卫制度，确保档案和档案机密的安全。
第二章 机关档案工作任务、机构、体制、干部
第五条 机关档案工作的基本任务是，做好机关档案室工作和对所属单位的档案工作进行指导、监督与检查。具体任务是：
（一）对本机关文书部门或业务部门的文书立卷归档工作进行指导和监督；
（二）收集、整理、保管和统计本机关的档案，向同级档案管理机关报告工作；
（三）编制档案检索工具和参考资料，及时、准确地提供档案为机关工作服务；
（四）负责档案的鉴定、销毁工作；
（五）定期向档案馆移交具有永久（地、市、县机关包括长期）保管价值的档案；
（六）收集、整理、保管与本机关档案内容有关的资料，配合档案提供利用；
（七）拟定本机关和本专业系统档案工作的规划，档案的管理制度和办法；
（八）进行调查研究，不断总结、交流和推广档案工作的先进经验；
（九）培训本系统的档案干部；
（十）完成领导交办的与档案工作有关的其它事项。
第六条 各机关必须设立相应的档案工作机构。省直凡对下有业务指导关系的专业主管机关，应成立档案处、科，对下没有业务指导关系的，应建立档案室。地（市）县直属机关也应建立档案室（科），区、乡（社）应建立联合档案室，由乡党委秘书集中统一管理各种档案，并承担对
下属机构的档案业务指导任务。
第七条 各机关的档案工作，要有一位负责同志分管，由办公室主任或政秘部门的负责同志具体领导。业务上受同级和上级档家业务管理机关的指导、监督与检查。
驻在地方的中央、省直属单位的档案工作，实行以专业主管机关为主，地方档案管理机关为辅的管理体制。
第八条 各机关应为档案部门配备政治上可靠，具有高中毕业或高中以上文化程度和一定专业知识、能够胜任工作的相应数量的干部。
第九条 档案干部应保持相对稳定。调出具有业务职称的档案干部，应事先征得档案管理机关的同意。
第十条 档案干部要努力学习马列主义、毛泽东思想，坚持四项基本原则，认真执行党和国家的各项方针、政策，热爱档案事业，刻苦钻研业务，注意总结经验，不断提高政治思想、科学文化和档案业务水平。
第十一条 各级专业主管机关的档案部门都要采用多种形式，对所属单位的文书、档案干部进行业务培训，组织经验交流，开展学术研究活动，不断提高他们的业务水平、学识水平和科学管理水平。
第三章 文书立卷和归档
第十二条 机关要建立、健全文书平时归卷和年终立卷归档制度。凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团，人事、纪检、保卫、财会等工作中形成的，以及机关领导人负责承办完毕的文件材料），均应由文书部门或有关业务部门进行立卷、整理，并定
期向档案部门归档和移交。
第十三条 各单位应建立、健全文书立卷归档制度，并列入有关人员的职责范围，作为对干部考核、晋升的内容之一。
第十四条 归档的文件材料，要做到齐全、完整，保持文件之间的历史联系，区分保存价值，分类清楚，案卷标题简明确切，便于保管和利用。具体要求：
（一）要注意收集机关党组和人事部门的文件材料，政治运动和案件材料；会议和外出活动带回的文件材料；机关负责人、知名人士在各种会议上的讲话、学术报告；上级负责人来本地区视察工作的讲话、录音带、照片、题词；内部工作计划、调查、统计报告；重要的电话、值班记录
；作为文书档案附件的图表、图纸、计算材料；反映机关及其领导人活动的简报等文件材料。
（二）不同年代的文件要分年立卷；跨年代的案件要放在结案年代；跨年代的会议放在会议召开的年代；跨年代的长期规划放在开始年代；跨几个年度的工作总结放在针对的结束年代。
（三）文件和电报要按照内容的联系，合并整理立卷。
（四）应按照保管期限表的规定，将不同价值的文件材料分别组卷，联系密切的文件可以就高不就低。
（五）卷内文件按文件内容之间的联系和事情的来龙去脉、发展过程、重要程度等，进行系统排列。
（六）案卷标题要简明确切、通顺、结构完整，并要准确地反映卷内文件的内容和文件排列的次序。
（七）永久、长期保管的案卷，要编写卷内目录，编定张号，填写卷内备考表，去掉金属物，装订时做到不漏页，不倒页，不压字。
（八）填写案卷目录和书写卷皮，一律用钢笔或毛笔书写，字迹要工整、清楚、美观。
第十五条 机关档案部门应积极对文书立卷工作进行检查、指导，以保证立成案卷的质量。
第十六条 归档时间一般应在第二年第一季度，最迟不超过第二季度。交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续。
第十七条 各级档案管理部门要对同级直属机构，各级专业主管机关要对直属单位的案卷质量实行验收发证制度，凡案卷质量符合要求的，就发给合格证。
第四章 档案的管理和提供利用
第十八条 机关档案室接收文书部门的案卷，按下列要求进行加工整理：
（一） 对每年形成的案卷，一般应先按保管期限后按组织机构或问题的方法进行排列，再按保管期限、年代、机构或问题的次序统一编大流水号（归档文件不齐全的，可用铅笔暂编小流水号）。
（二）不同保管期限的案卷应分别编制案卷目录。
（三）根据档案内容和机关职能活动，逐年编写当年机关沿革和档案情况说明，其内容包括机关的性质、任务、人员编制，内部机构设置、工作分工、人员配备，机关领导人姓名、任职时间，机构和人员的变化情况，重要的工作活动，以及案卷整理的情况、问题等。
（四）县以上党、政领导机关制发的重要文件，除定稿和一份复印件归挡外，还要保留两套复印件，分别按文号顺序或问题性质整理、编目，装订成册，另行存放。
第十九条 机关档案部门应建立档案的登记、统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用数量和效果进行登记和统计，并按规定向档案业务管理机关报送档案工作基本情况统计表。
第二十条 机关档案部门应根据国家的有关规定，制定本机关或本专业系统的《档案材料保管期限表》，经机关领导人批准后执行，并报同级档案业务管理机关备案。
第二十一条 机关应定期对超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定档案必须在机关办公室主任或秘书部门领导同志的主持下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。鉴定工作结束后，要提出工作报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经机关领导人批准销毁。批准销毁
的报告，要归入机关全宗卷。
第二十二条 机关销毁档案，应指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁清册上签字。
第二十三条 机关的档案库房和橱柜要坚固适用，逐步达到防震，防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防光等要求。有条件的机关档案部门，要逐步采用先进技术设备，实现档案管理的科学化和现代化。
第二十四条 机关档案部门要成立、健全库房管理制度，定期和不定期地检查档案的保管状况。对虫蛀、霉变、纸质老化、字迹褪色的档案要尽快采取补救措施。
第二十五条 机关档案部门应根据档案内容和工作需要，编制重要文件卡片（目录）和专题人名索引等检索工具，自编或会同有关部门编写机关工作大事记、历年组织沿革、基础数字汇编、专题概要等参考资料，积极主动地开展档案的利用工作，为机关各项工作服务并注意掌握档案的
利用效果。
第二十六条 机关档案部门应建立健全档案的借阅、摘抄、复制等利用工作制度。根据档案的机密程度，确定不同的利用范围、利用方法和审批手续。机关档案部门保管的档案，主要供本机关和上级主管机关使用，对外提供利用要从严掌握。提供机密档案，要经机关领导人批准。
第二十七条 档案保管人员调动工作时，应在离职前办理交接手续。
第五章 档案的移交
第二十八条 省直机关（含三级机构）应将永久保存的档案，在本机关保存二十年左右，省辖市、行署和县以下机关应将永久、长期保存的档案在机关保存十年左右，连同档案目录（一式三份）全宗介绍和有关的检索工具、参考资料等，一并向有关档案馆移交，区、乡（社）收到的上
级党．政机关普发的文件作短期保管，可不向县档案馆移交。
第二十九条 各级临时机构形成的全部档案，必须系统地整理好，向有关主管机关的档案部门或档案馆移交。一个机关的全部档案是不可分割的整体，应统一向一个档案馆移交。
第三十条 机关撤销或合并时，必须将本机关的全部档案收集齐全，妥善保管，不得分散，并按下列办法进行处理：
（一）撤销机关的档案，应向有关的档案馆进行移交或由有关主管机关代管；
（二）机关撤销的业务分别划归几个机关的，其档案材料不得分散，可由其中一个机关代管或向有关的档案馆移交；
（三）一个机关并入另一个机关或几个机关合并为一个新的机关，其档案材料应移交给合并后的机关代管或向有关的档案馆移交；
（四）一个机关的一部分业务或者一个部门划拔给另一个机关，其档案材料不得带人新划拔机关，如果工作需要利用，可以借阅或者复制；
（五）机关撤销或者合并时，没有处理完毕的文件材料，可以移交给新的机关继续处理，并作为新的机关的档案加以保管；
（六）一个机关改变了领导关系，原工作活动中形成的全部档案仍属原来的全宗，实行集中统一管理。
第六章 附 则
第三十一条 各机关可根据本办法结合本机关的具体情况，制定本机关的实施细则。
第三十二条 本办法公布以前已整理好的档案，只要附合以前的有关规定，一般不要调整。省直机关一九八二年及其以前的永久卷和长期卷应一道进馆，从一九八三年开始只向省档案馆移交永久卷。
第三十三条 企业、事业单位的档案工作应参照本办法执行，其中科学技术档案工作应按《科学技术档案工作条例》办理。
第三十四条 本办法自批准之日起施行，一九七五年的《安徽省文书立卷和档案工作暂行办法》同时作废。
1984年2月22日
